Télétravail : 5 conseils pour être efficace

Clémence Jehanno Manager

Que ce soit en période de crise comme celle que nous traversons actuellement avec le Covid-19, mais également en temps normal, le télétravail s’impose de plus en plus dans nos usages. Voici quelques bonnes pratiques à décliner selon les spécificités de vos équipes et activités pour vous aider à aborder sereinement ces nouvelles situations de travail.

Travailler depuis chez soi nécessite une certaine organisation afin de garantir un confort de travail et une ambiance dans laquelle vous vous sentez bien. Quelques conseils utiles pour s’y préparer au mieux :

Dédier un endroit calme, lumineux et éloigné de toute distraction, afin de recréer un espace de travail favorable, et ne pas être dérangé.
Préparer les éléments essentiels à votre activité avant de commencer votre journée : connexion wifi, matériel fonctionnel et à portée de main (PC, chargeur, casque), etc…
Informer les personnes présentes à votre domicile (famille, colocataires…) de votre situation de télétravail afin de vous permettre de travailler en toute tranquillité et sans perturbations environnantes.
Se préparer comme si vous alliez au bureau. Cela vous permettra d'être dans un bon état d'esprit pour travailler, mais aussi d’être préparé à n’importe quel moment pour répondre à un appel de vos collègues ou de vos interlocuteurs.

En télétravail, de nombreux éléments peuvent venir vous perturber et vous empêcher d’aller au bout de vos activités de la journée. Quelques astuces pour éviter cette situation :

Se fixer des horaires comme le début de votre journée, votre pause déjeuner, ou encore des pauses régulières, afin de structurer votre journée efficacement.
Anticiper ses priorités et échéances de la journée, pour tenter de vous y tenir au mieux, et dans les meilleures conditions.

Travailler à distance avec les membres de votre équipe implique de repenser au moins en partie la façon dont vous travaillez, partagez et échangez avec eux :

Rester disponible sur les horaires de travail habituels.
Adapter le mode de collaboration avec vos équipes par le biais des outils collaboratifs mis à disposition afin de poursuivre vos activités. Réunions d’équipes à distance, co-édition et partage de documents de travail, suivi et reporting des projets… Tout est possible en quelques clics !
Privilégier les appels. L’écrit est efficace, mais rien ne vaut la chaleur d’un appel Skype, Teams, Hangouts…
Donner de la visibilité de manière proactive sur l’avancée des travaux en cours :
- Relevé d’activité quotidien
- Organisation d’un daily meeting de 15/30 min chaque matin avec l’équipe projet
- Planification de points de suivi de projet plus réguliers
- Intégration des interlocuteurs de référence dans les boucles de discussion importantes
- Partage régulier des versions intermédiaires des livrables sur lesquels vous travaillez

HOW-TO : Organiser des réunions de travail efficaces

Activer la vidéo, utiliser un casque pour une meilleure qualité audio et se mettre en mode muet lorsqu'on ne parle pas
Désigner un animateur de réunion, faire présenter chaque point par une personne différente
Annoncer l'ordre du jour en début de réunion
Pour collecter les avis, éviter les questions ouvertes, ne pas hésiter à interroger quelques participants tour à tour
S’assurer que tous les participants se sont bien exprimés pendant la réunion avant de la clôturer
Adapter la durée des réunions / ateliers (2h maximum)
Transmettre le support de réunion en amont

Restez vigilants !
En cette période exceptionnelle, les tentatives de cyberattaques se multiplient malheureusement. Soyez toujours vigilants aux mails inhabituels, au contenu avec des liens ou des pièces jointes, notamment ceux parlant du COVID-19.

Vos interlocuteurs habituels sont disponibles pour discuter et vous orienter si vous rencontrez des difficultés pour télétravailler dans de bonnes conditions. N’hésitez pas à les solliciter dès que nécessaire pour leur remonter toute information qui vous semblerait importante et ne pas laisser durer des situations inconfortables ou à risque pour votre activité.

Les temps de pause sont essentiels pour vous détendre et vous ressourcer. Quelques pistes :

Des pauses régulières vous permettront de vous aérer l’esprit, de faire une peu d’exercice physique… et ainsi, de gagner en concentration, lucidité et énergie.
Même à la maison nous vous conseillons de prendre votre pause déjeuner dans des conditions qui vous permettent de prendre soin de vous et de préserver votre hygiène de vie.
En fin de journée, déconnexion ! N’hésitez pas à éteindre votre pc, couper vos mails et vous consacrer à des activités qui vous font du bien

Enfin, n’hésitons pas à faire preuve d’entraide entre collègues, pour des sujets professionnels et/ou personnels. Soyons attentifs à notre situation et à celle des autres en gardant un contact régulier avec nos proches et nos collègues.

Besoin d’aide pour instaurer le télétravail à grande échelle dans votre organisation ?
Contactez-nous à l’adresse mail suivante : DWPtaskforce@wavestone.com