Un département exécutif du Royaume-Uni identifie sa dette technique et obtient une vue globale de son patrimoine informatique

Notre client, un département du gouvernement britannique de 7 000 employés, subissait les conséquences de sa dette technique et de systèmes informatiques hérités du passé.

Un rapport de 2020  (ouverture dans un nouvel onglet) a mis en évidence l’existence d’un volume important de technologies obsolètes, pourtant maintenues grâce au financement de nombreux départements gouvernementaux. 50 % de leurs budgets informatiques seraient consacrés au « maintien de l’éclairage », c’est-à-dire à la maintenance de systèmes essentiels au fonctionnement de l’infrastructure nationale et dont les contrats d’assistance sont probablement arrivés à expiration.

Fort de ce constat, notre client a fait appel à Wavestone pour mieux comprendre son patrimoine informatique.

Notre client souhaiter identifier le potentiel d’économies lié à la dette technologique. Les dépenses informatiques avaient déjà été étudiées avec l’aide de conseils externes, sans résultat probant quant aux principaux coûts liés à l’héritage technologique. Aucun reporting centralisé du parc informatique n’était en place, exposant le département aux pannes, ainsi qu’à des coûts d’acquisition et de maintenance supplémentaires (pour ne citer que quelques exemples).

Notre client a choisi le conseil indépendant de Wavestone pour plusieurs raisons :

• Ressources internes limitées à l’extrême – Une équipe externe aurait plus de facilité à collaborer avec les différentes parties prenantes du département.
• Nouvelle équipe Digital – Établi après la fusion des départements précédents, le service disposait d’une base limitée pour établir une vue centrale du parc informatique.
• Manque de reconnaissance – En raison de sa relative jeunesse, l’équipe Digital n’était pas considérée comme un interlocuteur incontournable pour les besoins liés au numérique.

Les principaux résultats

Ce travail a permis d’obtenir :

• Une synthèse des actifs informatiques du département et des dépendances sous-jacentes, y compris les fournisseurs ;
• Un résumé des dépenses informatiques dans l’ensemble du département, permettant de rationaliser l’approvisionnement et les coûts des services informatiques ;
• Une vue centrale globale des actifs informatiques sous la responsabilité de l’équipe Digital pour l’entretien et de la gestion, dont l’informatique fantôme.

Notre démarche

• Prise de hauteur sur les modes de fonctionnement du client et de ses équipes, structuration et hiérarchisation d’évaluation de la dette techniques
• Identification des domaines clés
• Collecte des actifs et des fournisseurs découverts de manière standardisée
• Consolidation et validation des informations en fonction en prenant en compte les spécificités de l’organisation

Wavestone a ensuite procédé à une découverte sociale et technique, via des entretiens et l’analyse des sources de données.

Nous avons analysé les données fournies par les équipes financières et informatiques, ainsi que les informations recueillies lors des entretiens avec les parties prenantes. Ces éléments ont été consolidés dans un tableau de bord unique. Nous avons également développé des outils pour faciliter les futurs travaux de recensement IT.

A ce stade, nos consultants ont proposé une redéfinition de la stratégie afin d’obtenir une vue d’ensemble de l’IT. Nous avons revu le champ d’application en étroite collaboration avec le client dans l’objectif d’optimiser l’efficacité de la démarche.

Résultats et perspectives

La première phase a identifié 469 actifs, dont 96 connus de l’équipe Digital, concentrés dans les deux unités étudiées. La majorité des données sur les actifs et les fournisseurs ont été découvertes par le biais de l’approche technique. Pour compléter ces données, 94 entretiens qualitatifs ont été menés en 12 semaines.

Les résultats ont été centralisés dans un tableau de bord Power BI, afin de fournir une vision unique du domaine informatique, y compris une vue à haut niveau des actifs connus et inconnus.

Nous avons fourni à notre client des plans de formation et des référentiels pour l’aider à créer des processus et à développer une meilleure culture de la qualité des données. Ce modèle détaillé et reproductible a permis à notre client de mettre poursuivre le travail de découverte au travers d’une initiative interne, améliorant ainsi la lisibilité de ses actifs IT.

Compte tenu de l’expérience et de l’expertise de Wavestone en matière d’infrastructure informatique, nous avons contribué à la mise en place d’une CMDB (Configuration Management Database). L’objectif était de permettre à notre client de répéter le processus de découverte à l’avenir. Cette démarche prenait tout son sens en raison d’un récent mandat du Cabinet Office, exigeant la mise en place de CMDB dans tous les départements du gouvernement.