Achats : Avancer à tâtons ou non – sommes-nous équipés pour l’avenir ?

Vos achats sont soumis à une pression énorme : réduire les coûts, minimiser les risques, optimiser les processus et, en même temps, permettre une croissance stratégique. Une quadrature du cercle ?

Face aux tensions géopolitiques, aux nouvelles exigences réglementaires, aux objectifs de durabilité ambitieux et au potentiel disruptif de l’IA et de la digitalisation, la tâche semble insurmontable. Mais comment évaluer précisément l’état de vos achats au milieu de ce jeu complexe de facteurs ? Où se situent les angles morts, les potentiels inexploités ? Et comment transformer ces connaissances en une feuille de route claire pour une organisation d’achats pérenne et compétitive ?

Défis multidimensionnels pour les achats

Tensions géopolitiques, nouvelles exigences réglementaires, objectifs de durabilité, l’utilisation de l’intelligence artificielle et la transformation digitale progressive posent de grands défis aux achats. Les responsables sont appelés à examiner régulièrement les achats afin de continuer à se développer et de rester compétitifs. Mais comment déterminer si les stratégies définies peuvent déployer leur efficacité, si l’organisation est correctement structurée, si l’efficience des processus est garantie, si les systèmes utilisés génèrent également la transparence nécessaire et où il existe fondamentalement des potentiels d’amélioration ?

Il ne faut pas seulement réduire les coûts, mais aussi minimiser les risques et optimiser les processus afin de pouvoir croître stratégiquement en même temps. Pour cela, les entreprises ont besoin de transparence et d’un service achats optimalement structuré. Sur la voie de la réalisation de ces exigences, des évaluations spécialisées et des analyses de processus automatisées entrent en jeu afin d’identifier précisément les points faibles qui font obstacle et de déduire des mesures d’optimisation ciblées.

Au moyen d’une évaluation des achats avec des entretiens prédéfinis et des catalogues de contrôle, de premières connaissances et bases de l’état actuel peuvent être élaborées. En complément, divers outils numériques offrent aujourd’hui des connaissances approfondies et basées sur les données, souvent déjà enrichies d’indicateurs clés de performance (KPI), qui indiquent également les premières déterminations et le chemin vers une vision cible future. Dans le cadre de cet article, les auteurs abordent les deux approches et montrent les opportunités qui s’offrent aux entreprises et à leur organisation d’achats dans la combinaison de l’évaluation et du soutien à l’analyse basée sur les données.

L’évaluation des achats en tant qu’approche de meilleures pratiques

L’évaluation des achats de Wavestone, qui a fait ses preuves dans tous les secteurs, sert de base à une augmentation durable du niveau de maturité dans les achats. Elle comprend une vision globale de toutes les dimensions pertinentes : stratégie, organisation, processus et systèmes.

L’évaluation est divisée en 3 phases principales :

1. Initialisation – portée du projet et livrables
2. Analyse – réalisation de l’évaluation
3. Documentation des résultats – enregistrement des résultats et mise en relation avec les indicateurs clés de performance

Pendant la phase d’initialisation, la portée du projet et la nature des livrables sont affinées avec le client.

Dans la phase d’analyse, les stratégies et concepts existants sont examinés, les organisations, les rôles et les profils de rôle sont analysés, les processus et les flux sont enregistrés, et les données de base et de mouvement sont évaluées. Cette analyse est effectuée d’une part à l’aide d’un questionnaire structuré prédéfini et d’entretiens spécialisés dédiés (faits qualitatifs subjectifs). Les entretiens avec les participants aux processus sont le point central qualitatif de l’évaluation pour les quatre dimensions – stratégie, organisation, systèmes et données, ainsi que processus. Les représentants des achats stratégiques et opérationnels, de la logistique, des demandeurs spécialisés, des finances/contrôle de gestion et de l’informatique sont interviewés. D’autre part, une attention particulière est accordée à l’analyse, en particulier aux utilisations des systèmes ou aux données des systèmes (faits concrets). Qui ne connaît pas cela ? Les commandes existent, mais les données ne permettent pas ou seulement une transparence insuffisante. De plus, les déclarations des entretiens spécialisés sont vérifiées à l’aide des données du système. Les processus de bout en bout, en particulier, sont souvent vécus différemment de leur définition.

Dans la phase de documentation, les résultats de la phase d’analyse sont documentés pour chaque sous-processus.

Les résultats de l’analyse sont comparés aux meilleures pratiques et aux références de l’industrie comparable. De plus, les « angles morts » sont identifiés. Avec le client, l’objectif d’achat à long terme est défini et des recommandations d’action concrètes sont élaborées sur la base de mesures de mise en œuvre. Les mesures s’appuient sur les lacunes et les potentiels identifiés. Elles sont catégorisées, priorisées et placées sur une feuille de route qui tient compte des interdépendances. Cela garantit que tous les investissements et optimisations éventuels des processus, de l’organisation, de la stratégie et des systèmes sont effectués de manière ciblée, sûre et économe en ressources.

En tant que livrable final, une documentation des résultats avec une vision cible et des recommandations d’action, y compris une feuille de route avec les mesures essentielles pour atteindre la vision cible, est fournie. Alors que les recommandations d’action répondent à la question du « comment », la feuille de route fournit des informations sur le « quoi » et le « qui » dans une formule connue de telle sorte qu’une planification de projet solide peut déjà être dérivée à partir de la date de début et de l’utilisation des ressources (équivalent temps plein FTE).

Activités continues pour augmenter la maturité

Une évaluation des achats ne doit pas être réalisée qu’une seule fois. Afin d’augmenter durablement la maturité des achats vers une activité stratégique, il est important de surveiller en permanence le processus d’achat et de l’améliorer régulièrement.

La mise en œuvre des mesures n’est pas incluse dans l’évaluation des achats. Il peut s’agir, par exemple, de la réorientation de la stratégie d’achat, de l’introduction d’un nouveau système d’approvisionnement électronique ou du passage à des processus d’approvisionnement plus efficaces. Ces mesures sont généralement mises en œuvre par le client lui-même et, en fonction des exigences ou des adaptations technologiques supplémentaires, sont accompagnées et soutenues par une société de conseil lors de la mise en œuvre. Les résultats de l’évaluation sont préparés conformément à la devise selon laquelle ils peuvent être mis en œuvre indépendamment, sans effet de verrouillage et avec les ressources spécialisées appropriées.

Il est également précisé ici que cette évaluation des achats ne nécessite pas d’outils ou de licences spécifiques. L’équipe de consultants a développé la méthodologie ainsi que les actifs pour les entretiens et les ateliers au fil des ans et les a bien sûr continuellement affinés et complétés.

Pourquoi réaliser une évaluation des achats avec Wavestone ?

L’évaluation des achats a fait ses preuves dans le passé et continue de le faire dans tous les secteurs. Les facteurs de réussite sont l’approche structurée de Wavestone, les approches de meilleures pratiques intersectorielles et les consultants expérimentés ayant une expertise en matière de processus, de gestion de projet et de systèmes ERP. Wavestone apporte également divers accélérateurs de projet à chaque mandat, tels que :

1. Questionnaires structurés qualitatifs
2. Procédure d’évaluation
3. Benchmarks
4. Catalogues d’exigences
5. Aperçu du marché des éditeurs de logiciels
6. Modèles pour la préparation des résultats (par exemple, Business Blueprint et Business Cases)

Dans l’évaluation, les consultants s’appuient sur des modèles déjà développés et adaptables afin de pouvoir consacrer l’essentiel du temps aux questions et aux besoins des clients.

Évaluation et option d’utilisation de la technologie

L’expérience acquise lors des échanges avec nos clients a également révélé que de nombreuses entreprises sont peu conscientes de la valeur économique que représentent leurs enregistrements dans le système ERP pour l’analyse et l’amélioration des processus commerciaux. À partir d’opérations telles que les entrées de marchandises pour les commandes, la libération des stocks de qualité, la création de livraisons et l’enregistrement des sorties de marchandises pour les livraisons, etc., il est possible de calculer des aperçus immédiats et approfondis de l’exécution et des performances d’une entreprise en utilisant des outils d’analyse numérique. À partir de ces calculs, l’équipe, soutenue par des indicateurs clés de performance et ses propres valeurs d’expérience, identifie immédiatement les points faibles tels que :

1. Délais de livraison trop longs et retards dans l’approvisionnement
2. Les opérations et les documents incomplets entraînent un travail supplémentaire et des retards
3. Écarts de processus et inefficacités tels que les documents en double, les positions supprimées ou annulées
4. Trop d’opérations manuelles dans l’approvisionnement, qui entraînent également des risques d’erreurs
5. Achats non conformes – approvisionnement sans signaux d’achat pertinents provenant des prévisions ou de la planification des besoins

Ces potentiels de valeur opérationnelle en termes d’opportunités d’amélioration sont atteints d’une part par la reconnaissance rapide des points faibles et d’autre part, les points faibles peuvent être rapidement identifiés et des instructions d’action pour la correction peuvent être attribuées à l’aide d’indicateurs clés de performance.

Utilisation des données de log ERP avec SAP Signavio Plug & Gain

Grâce à l’utilisation de SAP Signavio avec des données de log ERP continuellement mises à jour et actuelles, les sources de problèmes et d’écarts peuvent être rapidement identifiées et, grâce à des KPI (indicateurs clés de performance) formalisés, des catalogues avec les causes et les améliorations possibles sont également disponibles. La méthodologie et la technologie sous-jacentes sont appelées Signavio Plug & Gain et sont à la disposition de tout opérateur de SAP ERP (ECC et S/4HANA) dans le cadre de la Suite de transformation Signavio. Plug & Gain permet à une petite équipe d’obtenir des informations approfondies sur les performances de divers processus de bout en bout en un temps record et sans effort important en personnel.

Comme expliqué dans le chapitre sur la maturité continue, l’avantage essentiel pour l’entreprise des processus numérisés réside dans l’amélioration et la transformation continues, ainsi que dans d’autres dimensions :

• Simplification de la configuration et des données de base
• Reconnaissance des potentiels d’automatisation
• Harmonisation des processus dans l’ensemble de l’organisation
• Remplacement des processus spéciaux par des normes logicielles et, par conséquent, disponibilité de scénarios d’apprentissage automatique, d’IoT ou basés sur l’IA.

De plus, les connaissances acquises peuvent également être utilisées de manière rentable dans les fonctions en aval et autres, telles que :

• Audit avec la révision et sa préparation
• Audit interne, identification des risques liés aux processus et à l’organisation
• Mise en place de pratiques commerciales alternatives, pilote et analyse
• CIP – processus d’amélioration continue
• Activités de fusions et acquisitions, achats et ventes d’entreprises

Les équipes de conseil de Wavestone, composées de divers domaines spécialisés et dotées d’une expérience hétérogène et de longue date, accompagnent les clients non seulement dans l’activité d’évaluation en soi, mais sont également actives dans la planification et la conception. Cela permet de mettre en place les bases appropriées le plus rapidement possible afin d’identifier les optimisations, les améliorations de systèmes et de processus et de les mettre en œuvre dans des innovations. L’expérience nous a montré que les améliorations et les économies résultant des évaluations basées sur les données peuvent rapidement se situer entre cinq et sept chiffres (USD, Euro), en fonction de la portée et de la taille de l’entreprise. De plus, les inefficacités éliminées apportent des avantages rapides et motivent également le personnel impliqué – car des processus de travail améliorés et plus efficaces signifient généralement également un traitement plus judicieux des affaires et, en fin de compte, de meilleures conditions de travail.

Le rôle de la gestion des processus dans les évaluations

De plus, les évaluations basées sur les processus et les données prennent une importance croissante, car elles formalisent également l’accès aux processus commerciaux numérisés. Alors que les outils étaient souvent très complexes et insuffisants en termes de fonctionnalités dans le passé, la Suite de transformation SAP Signavio offre désormais une sélection d’outils intégrés au portefeuille de solutions SAP, ce qui permet également une intégration rapide des équipes de projet. Des processus constamment audités et mis à jour, ainsi qu’une collaboration simplifiée dans la gestion des processus, entraînent une augmentation significative de l’efficacité et de la qualité, sans précédent dans le passé.

En résumé, nous constatons qu’une évaluation des processus opérationnels (que ce soit dans les achats ou dans d’autres disciplines commerciales) ne peut guère se passer de la disponibilité de processus numérisés et évolutifs de manière collaborative dans un contexte plus large. Idéalement, les processus commerciaux peuvent être considérés dans un scénario de bout en bout, puis décomposés en étapes plus détaillées en fonction des besoins, auxquelles les indicateurs clés de performance correspondants sont liés. Sur cette base, nous obtenons les indicateurs clés de performance et les options d’action qui positionnent et font évoluer l’entreprise rapidement et durablement vers une position et une maturité avantageuses.