Les clés d’un projet de transformation digitale des achats réussi

Un projet réussi repose d’abord sur les bonnes personnes : le bon casting fait toute la différence.

• Le “pourquoi” du projet guide les bons arbitrages et donne de la cohérence
• La pratique du test & learn est essentielle : tester, ajuster, apprendre
• Transformez vos processus, vos organisations et vos habitudes de travail, il ne s’agit pas seulement de déployer un nouvel outil.

• Le ou la “leader” donne la vision, maintient le cap et fédère les équipes
• Une équipe solide doit allier compétence, disponibilité et motivation
• Le soutien de sponsors influents (idéalement COMEX) est un facteur de légitimité
• Les pilotes de projet impulsent le changement et doivent être impliqués dès le début

• Éviter l’effet tunnel : livrer tôt une version viable plutôt qu’attendre la perfection
• Chercher le bon équilibre entre contenu, fonctionnalités et expérience utilisateur
• Créer un effet “waouh” dès la première connexion, même si tout n’est pas finalisé
• Prioriser les besoins critiques avant les éléments de confort
• Travailler collectivement le minimum vital pour réussir le Go Live

• Le ROI marque le moment où les bénéfices dépassent les coûts
• Les bénéfices incluent les économies achats, le respect de la politique achat, l’amélioration du reporting extra-financier, les gains associés au décommissionnement et de productivités
• Les coûts se répartissent entre CAPEX (projet) et OPEX (run et maintenance)
• Une méthode partagée et reconnue par la direction financière renforce la crédibilité du ROI
• Bonne nouvelle : les projets de digitalisation achats présentent souvent des ROI rapides et significatifs

• Un planning clair permet d’anticiper les risques et de gagner en efficacité
• Trois étapes clés : cadrage, design et vérification de la faisabilité
• Le cadrage définit le périmètre, la stratégie de déploiement et prépare le design
• Le design s’appuie sur un groupe restreint avant d’élargir la validation
• La faisabilité repose sur des données fiables dès le début du projet
• Un projet bien planifié suit six grandes phases : cadrage, design, build, test, go-live et hypercare

• Des fondations solides évitent bien des imprévus pendant le projet
• Deux familles de prérequis : fonctionnels et liés à la donnée
• Côté fonctionnel : objectifs clairs, processus définis, parties prenantes impliquées
• Côté données : référentiels fiables (fournisseurs, contrats, RH, catalogues)
• Ces prérequis peuvent être travaillés avant ou en parallèle du projet, ne les négligez pas

• Le Core Model Achats définit les processus, rôles et outils communs à l’entreprise
• Objectif : trouver le bon équilibre entre harmonisation globale et spécificités locales
• Bien cadrer le périmètre (Source-to-Contract, Procure-to-Receive, etc.) dès le départ
• Définir des principes directeurs clairs et partager les règles globales vs locales
• Travailler sur le Core Model avant de choisir l’outil favorise une approche “Adopt” plutôt que “Adapt”

• L’adoption ne se limite pas à la formation et la communication
• Comprendre les motivations et les freins des utilisateurs internes et fournisseurs
• Adapter les leviers selon les profils : formation, communication, coaching terrain, ambassadeurs
• Prendre en compte la diversité des situations pour personnaliser l’approche
• Le succès repose sur une stratégie d’adoption continue : avant, pendant et après le Go Live

• Le coût d’un projet de digitalisation achats dépend de nombreux facteurs : taille de l’organisation, périmètre fonctionnel, outils choisis… mais on peut dégager quelques repères
• En moyenne, un projet complet (CAPEX et OPEX inclus) représente entre 800 € et 2 000 € par futur utilisateur sur cinq ans
• Les CAPEX se répartissent souvent à parts égales entre les équipes IT et métiers.
• Côté OPEX, la répartition évolue : 2/3 métiers – 1/3 IT en phase de déploiement, puis l’inverse en phase de run
• Enfin, près de 50 % des dépenses OPEX concernent les activités d’adoption et de change management
• Ces ordres de grandeur offrent une base de comparaison utile pour estimer le coût réel d’un projet.