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Einkauf: Blindflug oder nicht – sind wir für die Zukunft gerüstet?

Veröffentlicht am 22. April 2025

  • Supply Chain

Ihr Einkauf steht unter enormem Druck: Kosten senken, Risiken minimieren, Prozesse optimieren und gleichzeitig strategisches Wachstum ermöglichen. Eine unlösbare Aufgabe des Kreises?

Angesichts geopolitischer Spannungen, neuer regulatorischer Anforderungen, ambitionierter Nachhaltigkeitsziele und dem disruptiven Potenzial von KI und Digitalisierung scheint die Aufgabe schier unmöglich. Doch wie können Sie inmitten dieses unübersichtlichen Zusammenspiels von Faktoren den Zustand Ihres Einkaufs präzise erfassen? Wo liegen die blinden Flecken, die ungenutzten Potenziale? Und wie verwandeln Sie diese Erkenntnisse in einen klaren Fahrplan für eine zukunftsfähige und wettbewerbsstarke Beschaffungsorganisation?

Multidimensionale Herausforderungen an den Einkauf

Geopolitische Spannungen, neue regulatorische Anforderungen, Nachhaltigkeitsziele, der Einsatz von Künstlicher Intelligenz und die fortschreitende digitale Transformation stellen den Einkauf vor grosse Herausforderungen. Die Verantwortlichen sind gefordert den Einkauf regelmässig zu überprüfen, um sich weiterzuentwickeln und wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber wie lässt sich feststellen, ob die definierten Strategien ihre Wirksamkeit entfalten können, ob die Organisation korrekt aufgestellt ist, ob die Prozesseffizienz gewährleistet ist, ob die eingesetzten Systeme auch die notwenige Transparenz generieren und wo es grundsätzlich Verbesserungspotenziale gibt?

Es müssen nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch Risiken minimiert und Prozesse optimiert werden, um gleichzeitig strategisch wachsen zu können. Hierzu benötigen die Unternehmen Transparenz und einen optimal aufgestellten Einkauf. Auf dem Weg zur Erreichung dieser Anforderungen kommen spezialisierte Assessments und auch automatisierte Prozessanalysen ins Spiel, um eben die hindernden Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Optimierungsmassnahmen abzuleiten.

Mittels eines Einkaufs-Assessment mit vorgefertigten Interviews und Check-Katalogen können erste Einsichten und Grundlagen der gegenwärtigen Ist-Situation erarbeitet werden. Ergänzend dazu bieten heute diverse digitale Werkzeuge vertiefte und datenbasierte Einsichten, oft auch bereits angereichert mit KPIs (Key Performance Indikatoren), die auch erste Bestimmungen und den Weg zu einem künftigen Zielbild aufzeigen. Im Rahmen dieses Artikels gehen die Autoren auf beide Ansätze ein und zeigen auf, welche Chancen sich für Firmen und ihre Beschaffungsorganisation in der Kombination von Assessment und datenbasierter Analyseunterstützung bieten.

Das Einkaufs-Assessment als Best-Practice Ansatz

Das branchenübergreifend bewährte Wavestone Einkaufsassessment dient als Basis für eine nachhaltige Erhöhung des Maturitätsgrades in der Beschaffung. Dieses umfasst eine ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Dimensionen: Strategie, Organisation, Prozesse und Systeme.

Beschaffungsmaturität im Kontext der Unternehmung mit ihren 4 Dimensionen

Das Assessment wird in 3 Haupt-Phasen aufgeteilt:

  1. Initialisierung – Projektumfang und Lieferobjekte
  2. Analyse – Durchführung des Assessments
  3. Ergebnisdokumentation – Resultate festhalten und mit KPIs in Verbindung bringen

 

Während der Initialisierungsphase wird der Projektumfang und die Art der Lieferobjekte gemeinsam mit dem Kunden geschärft.

In der Analysephase werden die vorhandenen Strategien und Konzepte geprüft, Organisationen, Rollen- und Rollenprofile analysiert, Prozesse und Abläufe aufgenommen sowie Stamm- und Bewegungsdaten ausgewertet. Diese Analyse erfolgt einerseits mittels eines vordefinierten strukturierten Fragebogens und dedizierten Fach-Interviews (qualitative soft facts). Die Gespräche mit den Prozessbeteiligten sind der qualitative Kernpunkt des Assessments für alle vier Dimensionen – Strategie, Organisation, Systeme & Daten sowie Prozesse. Interviewt werden Vertreter aus dem strategischen und operativen Einkauf, der Logistik, Bedarfsträger aus dem Fach, aus den Finanzen / Controlling und aus der IT. Andererseits wird ein Augenmerk der Analyse insbesondere der Systemnutzungen bzw. der Systemdaten gelegt (hard facts). Wer kennt das nicht? Bestellungen liegen zwar vor, doch die Daten lassen keine oder nur eine ungenügende Transparenz zu. Zudem werden die Aussagen aus den Fach-Interviews mit Hilfe der Systemdaten verifiziert. Vor allem die End-to-End-Prozesse werden oft anders gelebt werden, als sie definiert sind.

In der Phase Dokumentation werden die Ergebnisse der Analysephase je Teilprozess dokumentiert.

Die Analyseergebnisse werden mit Best Practices und Benchmarks aus vergleichbarer Industrie abgeglichen. Weiter werden sogenannte „blinde Flecken“ identifiziert. Gemeinsam mit dem Kunden wird das langfristige Beschaffungs-Zielbild definiert und konkrete Handlungsempfehlungen auf Basis von Umsetzungsmassnahmen erarbeitet. Die Massnahmen bauen auf den gefundenen Lücken und Potenzialen auf. Sie werden kategorisiert, priorisiert und auf eine Roadmap gelegt, welche die gegenseitigen Abhängigkeiten berücksichtigt. Dadurch wird sichergestellt, dass allfällige Investitionen und Optimierungen sowohl der Prozesse, der Organisation, der Strategie als auch der Systeme zielgerichtet, investitionssicher und ressourcenschonend getätigt werden.

Als finales Lieferobjekt wird eine Ergebnisdokumentation mit Zielbild und Handlungsempfehlungen inklusive einer Roadmap mit den wesentlichen Massnahmen zur Erreichung des Zielbildes. Während die Handlungsempfehlungen auf die Fragestellung zu «Wie» eingehen, gibt die Roadmap Aufschluss über das «Was» und «Wer» in einer Formel so bekannt, dass über Startdatum und Ressourceneinsatz (FTE full time equivalent) bereits eine solide Projektplanung abgeleitet werden kann.

Beschleunigte Transformationsprojekte anhand datenbasierter Analyse

Kontinuierliche Aktivitäten zur Erhöhung der Maturität

Ein Einkaufsassessment sollte nicht nur einmalig durchgeführt werden. Um langfristig die Maturität des Einkaufs auf ein strategisches Tätigwerden zu erhöhen, ist es wichtig, den Einkaufsprozess kontinuierlich zu überwachen und regelmässig zu verbessern.

Nicht im Einkaufsassessment enthalten sind die Umsetzungen der Massnahmen. Diese können beispielsweise die Neuausrichtung der Einkaufsstrategie, die Einführung eines neuen eProcurement Systems oder die Umstellung auf effizientere Beschaffungsprozesse umfassen. Solche Massnahmen werden meist durch den Kunden selbst umgesetzt und je nach Anforderungen oder zusätzlichen Technologieanpassungen in der Umsetzung durch ein Beratungsunternehmen begleitet und unterstützt. Die Ergebnisse aus dem Assessment sind konform der Maxime aufbereitet, dass diese ohne einen Lock-in Effekt und mit entsprechenden Fachressourcen unabhängig umgesetzt werden können.

An dieser Stelle ist auch klargestellt, dass dieses Einkaufsassessment keiner speziellen Tools und Lizenzen bedarf. Die Methodik sowie die Assets für die Interviews und Workshops hat das Beratungsteam über Jahre aufgebaut und natürlich auch kontinuierlich verfeinert und ergänzt.

Warum ein Einkaufsassessment mit Wavestone durchführen?

Das Einkaufsassessment hat sich sowohl in der Vergangenheit als auch aktuell branchenübergreifend sehr bewährt. Erfolgsfaktoren bilden dabei die strukturierte Wavestone Vorgehensweise, branchenübergreifende Best-Practice Ansätze sowie erfahrene Berater mit Prozess-, Projektmanagement- und ERP System-Know-how. Wavestone bringt weiter diverse Projektbeschleuniger in jedes Mandat ein wie mitunter zum Beispiel:

  1. Qualitative strukturierte Fragenkataloge
  2. Auswertungsvorgehen
  3. Benchmarks
  4. Anforderungskataloge
  5. Marktübersicht Softwarehersteller
  6. Vorlagen zur Ergebnisaufbereitung (z.B. Business Blueprint und Business Cases)

 

Im Assessment stützen sich die Beratenden auf bereits entwickelte und jeweils anpassbare Templates, um die Zeit essenziell auf die Kundenfragestellungen und -bedürfnisse einsetzen zu können.

Assessment und die Option Technologie-Einsatz

Aus der Erfahrung im Austausch mit unseren Kunden hat sich auch herauskristallisiert, dass vielen Unternehmen wenig bewusst ist, welchen ökonomischen Wert ihre Buchungen im ERP-System für die Analyse und Verbesserungen von Geschäftsprozessen darstellt. Aus Vorgängen wie beispielsweise Wareneingänge zur Bestellung, Freigabe von Qualitätsbeständen, Lieferungen anlegen und Warenausgänge zur Lieferung buchen etc. lassen sich mit dem Einsatz von digitalen Analysewerkzeugen sofortige und tiefe Einblicke in die Ausführung und Performance einer Unternehmung berechnen. Aus diesen Berechnungen erkennt das Team, unterstützt von KPIs und auch eigenen Erfahrungswerten, sofort Schwachstellen wie:

  1. Zu grosse Vorlaufzeiten und Verzüge in der Beschaffung
  2. Unvollständige Vorgänge und Belege führen zu extra Arbeit und auch Verzögerungen
  3. Prozessabweichungen und Ineffizienzen wie duplizierte Belege, gelöschte oder abgesagte Positionen
  4. Zu viele manuelle Vorgänge in der Beschaffung, die auch Fehleranfälligkeit mit sich bringen
  5. Maverick Buying – Beschaffung ohne relevante Einkaufssignale aus Forecast oder Bedarfsplanung

 

Diese betrieblichen Wertepotentiale im Sinne von Opportunitäten in der Verbesserung werden einerseits durch die schnelle Erkenntnis der Schwachstellen erreicht, andererseits lassen sich die Schwachstellen anhand von KPIs schnell ein- und Handlungsanweisungen zur Behebung zuordnen.

Nutzung der ERP Logdaten mit SAP Signavio Plug & Gain

Dank des Einsatzes von SAP Signavio mit kontinuierlich neu eingespielten und aktuellen ERP-Logdaten lassen sich Quellen von Problemen und Abweichungen schnell eruieren und dank formalisierter KPIs (Key Performance Indikatoren) sind auch gleich Kataloge mit Ursache und möglichen Verbesserungen verfügbar. Die zugrunde liegende Methodik und Technologie nennt sich Signavio Plug & Gain und steht jeglicher Betreiberin von SAP ERP (ECC und S/4HANA) im Rahmen der Signavio Transformation Suite zur Verfügung. Plug & Gain erlaubt es einem kleinen Team, tiefe Einblicke in die Performance diverser End-to-End Prozesse in kürzester Zeit und ohne grossen Personalaufwand zu gewähren.

Wie bereits im Kapitel zur kontinuierlichen Maturität erläutert, liegt der wesentliche Nutzen für die Unternehmung aus digitalisierten Prozessen in der stetigen Verbesserung und Transformation sowie in weiteren Dimensionen:

  • Vereinfachung von Konfiguration und Stammdaten
  • Erkennung von Automationspotentialen
  • Harmonisierung von Prozessen über die gesamte Organisation
  • Ablösung von Spezialprozessen mit Software Standards und daraus resultierender Verfügbarkeit von Machine Learnings, IoT oder auch KI-basierten Szenarien

 

Zudem lassen sich Erkenntnisse auch in nachgelagerten und sonstigen Funktionen gewinnbringend nutzen wie:

  • Audit mit der Revision und deren Vorbereitung
  • Internes Audit, Prozess- und Organisationsrisiken identifizieren
  • Alternative Geschäftspraktiken aufbauen, Pilot und Analyse
  • KVP – kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • M&A Aktivitäten, Zu- und Verkauf von Geschäften

 

Wavestone Beratung-Teams, die für solche Assessments aus diversen Fachbereichen und mit langjähriger und heterogener Erfahrung zusammenstellt sind, begleiten Kunden nicht nur in der Aktivität Assessment per se, sondern stehen bereits bei der Planung und Konzeption tatkräftig zur Seite. Damit werden mitunter die richtigen Grundlagen aufgegleist, um schnellstmöglich weiterführende Optimierungen, System- und Prozessverbesserungen zu erkennen und diese in Innovationen umzusetzen. Erfahrungen haben uns gezeigt, dass Verbesserungen und Einsparungen aus datenbasierten Assessments sich je nach Umfang und Grösse der Firma schnell in fünf- bis siebenstelligen Beträgen (USD, Euro) bewegen können. Zudem bringen eliminierte Ineffizienzen schnellen Nutzen und motivieren auch die involvierte Belegschaft – denn verbesserte und effizientere Arbeitsprozesse bedeuten meist auch sinnvollere Abwicklung des Geschäfts und letztendlich bessere Arbeitsbedingungen.

Beschleunigte Transformationsprojekte anhand datenbasierter Prozess Performance Analyse

Die Rolle von Prozessmanagement in Assessments

Im Weiteren liegt ein immer höherer Stellenwert in prozess- und datenbasierten Assessments darin, dass sie auch den Zugang zu digitalisierten Unternehmensprozessen formalisieren. Waren in der Vergangenheit die Werkzeuge dazu oft sehr komplex und auch unzureichend in Funktionalität, so steht nun mit der SAP Signavio Transformation Suite eine Auswahl an Werkzeugen zur Verfügung, die mit dem SAP-Lösungsportfolio integriert ist und damit auch ein schnelles Onboarding von Projektteams erlaubt. Stets auditierte und aktualisierte Prozesse sowie die vereinfachte Zusammenarbeit im Prozessmanagement bringen eine erhebliche Effizienz- und Qualitätssteigerung, die Seinesgleichen in der Vergangenheit sucht.

Zusammenfassend halten wir fest, dass ein Assessment betrieblicher Abläufe – sei es im Einkauf oder auch anderen unternehmerischen Disziplinen – in einem grösseren Kontext kaum ohne die Verfügbarkeit von digitalisierten und kollaborativ weiter entwickelbaren Prozessen auskommt. Idealerweise lassen sich die Geschäftsabläufe aus einem End-to-End Szenario betrachten und dann je nach Bedarf in detailliertere Stufen herabrechen, zu welchen dann auch die entsprechenden KPIs verbunden sind. Darauf basierend erhalten wir die KPIs und Handlungsoptionen, welche die Unternehmung schnell und nachhaltig in eine vorteilhafte Position und Maturität bringen.

Digitalisierte Prozesse unterstützen bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Referent:innen

  • Manuela Hatt

    Managing Consultant – Schweiz, Zürich

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  • Yves Schlaeppi

    Principal Consultant – Schweiz, Zürich

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  • Patrick Sarbach

    Associate Partner – Schweiz, Bern

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  • Lars Erdmann

    Partner – Schweiz, Bern

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