Die Ermittlung technischer Schulden für eine große Regierungsbehörde bietet eine zentralisierte Ansicht des IT-Bestands

Unser Kunde, ein großes britisches Ministerium mit 7.000 Mitarbeitern, war ein wahrscheinliches Opfer technischer Schulden und veralteter IT-Systeme.

Ein kürzlich veröffentlichter Bericht hat aufgezeigt, dass es eine große Menge an veralteter IT gibt, deren Wartung von vielen Regierungsbehörden finanziert wird. In dem Bericht wurde geschätzt, dass 50 % der IT-Budgets der Regierung für die Aufrechterhaltung des Betriebs ausgegeben werden, was allgemein als Wartung von Altsystemen verstanden wird, die für den Betrieb der nationalen Infrastruktur unerlässlich sind und deren Supportverträge wahrscheinlich abgelaufen sind.

Mit diesem Bewusstsein hat unser Kunde Wavestone beauftragt, durch ein auf Entdeckungen basierendes Engagement ein besseres Verständnis für seinen IT-Bestand zu erlangen.

Unser Kunde war motiviert durch das große unbekannte potenzielle Volumen an veralteter IT, das er möglicherweise finanziert. Er hatte bereits früher IT-Ausgaben mithilfe externer Beratungsdienste analysiert, allerdings wurden in Bezug auf die Quellen der Altausgaben nur geringe Fortschritte erzielt. Es gab jedoch immer noch kein zentrales Berichtswesen für seinen IT-Bestand, was die Anfälligkeit für zukünftige Ausfälle und zusätzliche Beschaffungs- und Wartungskosten erhöhte (um nur einige potenzielle Probleme zu nennen).

Unser Kunde war auch aus folgenden Gründen an einer unabhängigen externen Beratung interessiert:

• Massiv begrenzte interne Ressourcen: Externer Input würde wahrscheinlich erfolgreicher mit Teilen der Abteilung zusammenarbeiten
• Neues digitales Team und neue Struktur: Nach der Zusammenlegung früherer Abteilungen gegründet und daher begrenzte digitale Grundlage, um eine zentrale Sicht auf ihren IT-Bestand zu schaffen
• Mangelndes Bewusstsein: Aufgrund der relativen Unreife der Abteilung wurde das Digitalteam nicht regelmäßig als Anlaufstelle für digitale Anforderungen in Betracht gezogen

Die wichtigsten Ergebnisse

Die Erkundungsübung wurde durchgeführt, um Folgendes zu erreichen:

• Zusammenfassung der IT-Ressourcen in der gesamten Abteilung und der zugrunde liegenden Abhängigkeiten, einschließlich der Lieferanten
• Zusammenfassung der IT-Ausgaben in der gesamten Abteilung, um eine optimierte Beschaffung und Ausgaben für IT-Dienstleistungen zu ermöglichen
• Eine kombinierte zentrale Ansicht der IT-Ressourcen, für deren Wartung und Verwaltung das Digitalteam verantwortlich war, zur Identifizierung von Schatten-IT

Unser Ansatz

• Überblick auf hoher Ebene über die Funktionsweise von Kunden- und Geschäftsgruppen und Aufschlüsselung und Priorisierung der Erkundungsbemühungen
• Ermittlung geeigneter Bereiche der Abteilung für die Durchführung der Erkundung
• Erfassung von Vermögenswerten und Lieferanten, die auf standardisierte Weise ermittelt wurden.
• Soziale und technische Erkundung, Durchführung von Interviews und Analyse von Datenquellen.
• Konsolidierte und validierte Informationen, die auf das Unternehmen abgestimmt sind

Im Anschluss daran führte Wavestone eine technische und soziale Bestandsaufnahme durch

Dabei wurden Daten von Finanz- und IT-Teams analysiert und Informationen aus Interviews mit Interessengruppen gesammelt. Die Informationen wurden in ein Dashboard eingegeben und Tools implementiert, um zukünftige Erkundungsarbeiten zu erleichtern.

In dieser Phase stellte das Wavestone-Team fest, dass die Strategie neu definiert werden musste, um ein vollständiges Bild des IT-Bestands zu erhalten. Das Team arbeitete eng mit dem Kunden zusammen, um den Umfang der Elemente neu zu definieren und so einen Ansatz für die Erkundung zu ermöglichen, der zu einem erfolgreichen Ergebnis führen würde.

Ergebnisse und nächste Schritte

Im ersten Teil der Erkundungsphase wurden 469 Vermögenswerte aufgedeckt, von denen 96 dem Digitalteam in zwei Unternehmensgruppen bekannt waren, in denen wir die Erkundung durchgeführt haben. Während der Großteil der Vermögens- und Lieferantendaten durch technische Erkundung aufgedeckt wurde, wurden in den 12 Wochen 94 Interviews zur sozialen Erkundung durchgeführt, um die vom Team erhaltenen Daten zu ergänzen.

Wavestone präsentierte die Ergebnisse der Discovery-Workstreams in einem Power BI-Dashboard, um eine zentrale Ansicht ihres IT-Bestands zu erhalten, einschließlich einer allgemeinen Ansicht der Vermögenswerte, von denen sie wussten, und derjenigen, von denen sie nichts wussten.

Wir stellten unserem Kunden Schulungspläne und Rahmenbedingungen zur Verfügung, um ihn bei der Prozesserstellung und der Entwicklung einer verbesserten Datenqualitätskultur zu unterstützen. Dieses detaillierte wiederholbare Modell für die Fortsetzung der Erkundungsarbeit ermöglichte es unserem Kunden, ein internes Verfahren zur Durchführung einer vollständigen Erkundung der Abteilung einzurichten, wodurch eine bessere Sichtbarkeit ihres Bestands gewährleistet wurde.

Aufgrund der Erfahrung und des Fachwissens von Wavestone im Bereich IT-Infrastruktur halfen wir bei der Einrichtung einer CMDB (Konfigurationsmanagement-Datenbank). Damit sollte unser Kunde in die Lage versetzt werden, den Ermittlungsprozess in Zukunft zu wiederholen. Dies war besonders relevant aufgrund eines kürzlich erteilten Auftrags des Cabinet Office, in dem CMDBs in allen Regierungsabteilungen gefordert wurden.