Elvetino modernise sa logistique d’entrepôt grâce à un écosystème de systèmes intégré

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Une plateforme d’avenir pour la gestion des entrepôts, les achats et l’efficacité opérationnelle

Elvetino AG, société de restauration des Chemins de fer fédéraux suisses (CFF), approvisionne chaque jour les voitures-restaurants des CFF en denrées alimentaires et boissons dans toute la Suisse. Une logistique performante et un support informatique de bout en bout sont essentiels pour garantir la disponibilité des marchandises, la qualité des livraisons et l’efficacité des opérations.

Afin de moderniser son paysage applicatif et de répondre aux exigences futures en matière de transparence, d’évolutivité et de digitalisation, Elvetino a décidé d’introduire une nouvelle solution de gestion d’entrepôt.
Le système de gestion d’entrepôt existant ne répondait plus pleinement aux besoins opérationnels de l’entreprise. Les processus étaient insuffisamment soutenus et le manque de visibilité sur les flux de marchandises compliquait le pilotage de l’activité.

De plus, le système présentait des lacunes en matière de conformité aux exigences des CFF concernant la protection des données, la cybersécurité, la continuité des activités et la capacité d’évolution de la solution.

Wavestone a accompagné Elvetino en tant que direction de projet globale, en coordonnant la collaboration entre les métiers et plusieurs partenaires d’implémentation. Cette approche a permis de mener à bien une transformation complexe couvrant quatre centres logistiques et près de 100 entrepôts mobiles, sans interruption prolongée des opérations.

Le défi : transformer une logistique complexe sans interrompre l’activité

Chaque jour, Elvetino approvisionne les trains des CFF en aliments et en boissons. Son dispositif logistique comprend quatre centres logistiques principaux situés à Zurich, Genève, Bâle et Bellinzone, ainsi qu’environ 100 trains servant d’entrepôts mobiles. Les exigences en matière de disponibilité, de transparence et d’efficacité des processus logistiques sont donc particulièrement élevées.

Dans le cadre du projet Venturo, le système de gestion d’entrepôt existant, devenu obsolète, devait être remplacé par une solution moderne de dernière génération. Parallèlement, l’environnement ERP existant devait être enrichi et modernisé.

Les processus d’approvisionnement et de commande, jusque-là gérés dans le système de gestion d’entrepôt, ont été transférés vers la solution ERP. Cette évolution a permis de construire une architecture applicative moderne et pérenne. En complément, les interfaces avec le système de caisse ont été entièrement repensées et l’ensemble des processus métiers harmonisés au-delà des frontières applicatives.

Le principal défi consistait à mettre en œuvre cette transformation d’envergure sans perturber de manière significative les activités opérationnelles quotidiennes.

Wavestone, facilitateur de la transformation

Wavestone a assuré la direction globale du projet et veillé à ce qu’Elvetino, les équipes métiers et les différents partenaires d’implémentation collaborent selon une approche commune.
La valeur ajoutée de Wavestone résidait dans la combinaison de la gestion de projet, de l’analyse métier et de l’exécution opérationnelle. En tant qu’interface centrale entre les métiers, l’informatique et les partenaires d’implémentation, Wavestone a traduit les besoins fonctionnels en solutions concrètes et s’est assuré que les dépendances entre processus et systèmes soient identifiées et traitées dès les premières phases du projet.

Elvetino a ainsi bénéficié d’un point central de pilotage et d’intégration permettant de concilier les différentes perspectives et attentes des parties prenantes et d’accompagner l’organisation jusqu’au succès du go-live.

Le soutien de Wavestone comprenait notammen:

• Pilotage global du projet et gestion des fournisseurs
• Mise en œuvre du nouveau système de gestion d’entrepôt
• Extension de l’ERP avec des fonctionnalités d’achats et d’approvisionnement
• Coordination des intégrations entre les différents partenaires d’implémentation
• Planification et pilotage des tests de bout en bout
• Définition et suivi de la préparation au go-live
• Organisation des inventaires et de la migration des données
• Réalisation du go-live et accompagnement de la phase d’hypercare

Grâce à une gestion rigoureuse des risques, à une collaboration étroite entre tous les partenaires du projet et à une préparation structurée du go-live, les enjeux critiques ont été identifiés très tôt, traités avec efficacité et résolus avec succès.

Le résultat: des processus intégrés et une meilleure visibilité

À l’issue de ce projet stratégique, Elvetino dispose aujourd’hui d’une plateforme moderne et intégrée pour la gestion des entrepôts et des achats. Le nouvel environnement applicatif relie les achats, la gestion des stocks et les flux de marchandises sur l’ensemble des sites, offrant ainsi une visibilité considérablement améliorée sur les niveaux de stock et les mouvements de matériel.

Le go-live a constitué une étape particulièrement remarquable: à midi, l’ancien système de gestion d’entrepôt a été mis hors service. L’inventaire des quatre centres logistiques a ensuite été réalisé jusqu’à 18 heures. Le soir même, le nouvel environnement applicatif a été mis en production.

Les opérations ont ainsi pu se poursuivre sans interruption prolongée, un facteur clé de succès pour une entreprise dont la mission consiste à approvisionner quotidiennement de nombreux trains des CFF.

Grâce à cet environnement intégré, les ruptures de processus ont été réduites, la qualité des données améliorée et les bases nécessaires aux futures initiatives de digitalisation et d’automatisation ont été créées.

Une valeur durable pour Elvetino

L’introduction de Venturo apporte des bénéfices durables à Elvetino:

• Digitalisation des processus de gestion d’entrepôt et d’approvisionnement
• Intégration de la gestion des stocks, des achats et de l’ERP dans un environnement unique et cohérent
• Amélioration de la visibilité sur les stocks et les flux de marchandises
• Meilleure qualité des données et réduction des ruptures de processus
• Plateforme évolutive pour les futures optimisations de processus
• Go-live réalisé avec succès sur quatre centres logistiques et près de 100 entrepôts mobiles en l’espace d’un après-midi

Ce projet démontre qu’une gestion de projet professionnelle, une collaboration étroite et une préparation rigoureuse du go-live permettent de mener avec succès des transformations complexes impliquant plusieurs systèmes, fournisseurs et sites.

Aujourd’hui, l’environnement applicatif modernisé d’Elvetino constitue non seulement la base de processus d’approvisionnement et de gestion d’entrepôt plus performants, mais également un levier essentiel pour poursuivre la digitalisation et l’automatisation de ses opérations logistiques.