Elvetino modernisiert Lagerlogistik mit integrierter Systemlandschaft

Eine zukunftsfähige Plattform für Lagerverwaltung, Beschaffung und effiziente Betriebsabläufe

Elvetino AG, die Cateringgesellschaft der Schweizerischen Bundesbahnen AG (SBB), versorgt täglich die Speisewagen der SBB in der ganzen Schweiz mit Lebensmitteln und Getränken. Eine leistungsfähige Logistik und durchgängige IT-Unterstützung sind dabei entscheidend, um Warenverfügbarkeit, Lieferqualität und effiziente Betriebsabläufe sicherzustellen.

Um die bestehende Systemlandschaft zu modernisieren und zukünftige Anforderungen an Transparenz, Skalierbarkeit und Digitalisierung zu erfüllen, entschied sich Elvetino für die Einführung der neuen Lagerverwaltungslösung.

Das bisher eingesetzte Lagerverwaltungssystem konnte die betrieblichen Anforderungen von Elvetino zunehmend nicht mehr erfüllen. Ineffiziente Prozessunterstützung und fehlende Transparenz über Warenströme erschwerten die Geschäftssteuerung. Gleichzeitig bestanden Defizite bei der Erfüllung der SBB-Anforderungen an Datenschutz, Cyber Security und Business Continuity sowie bei der Weiterentwicklungsfähigkeit des Systems.

Wavestone unterstützte Elvetino als Gesamtprojektleitung und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen sowie mehreren Implementierungspartnern. So konnte die komplexe Transformation über vier Logistikstandorte und rund 100 rollende Lager erfolgreich umgesetzt werden – ohne längeren Betriebsunterbruch.

Die Herausforderung: Komplexe Logistik ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs transformieren

Elvetino versorgt täglich die Züge der SBB mit Lebensmitteln und Getränken. Die Lagerlogistik umfasst vier zentrale Logistikstandorte in Zürich, Genf, Basel und Bellinzona sowie rund 100 Züge, die als rollende Lager fungieren. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Verfügbarkeit, Transparenz und Effizienz der logistischen Prozesse.

Mit dem Projekt Venturo sollte das bestehende, in die Jahre gekommene Lagerverwaltungssystem durch eine moderne State-of-the-Art-Lösung ersetzt werden. Gleichzeitig musste die bestehende ERP-Landschaft weiterentwickelt werden.

Einkaufs- und Bestellprozesse, die bisher im Lagerverwaltungssystem abgebildet waren, wurden neu in der ERP-Lösung abgebildet. Damit entstand eine moderne und zukunftsfähige Systemarchitektur. Ergänzend mussten die Integrationen zum Kassensystem neu aufgebaut und sämtliche Geschäftsprozesse über die Systemgrenzen hinweg harmonisiert werden.

Die besondere Herausforderung: Die umfangreiche Transformation musste umgesetzt werden, ohne den laufenden Betrieb nennenswert zu beeinträchtigen.

Wavestone als Enabler der Transformation

Wavestone übernahm die Gesamtprojektleitung und sorgte dafür, dass Elvetino, die Fachbereiche und die verschiedenen Implementierungspartner entlang eines gemeinsamen Vorgehens zusammenarbeiteten. Der besondere Mehrwert von Wavestone lag dabei in der Verbindung von Projektsteuerung, Business Analyse und operativer Umsetzung. Wavestone fungierte als zentrale Schnittstelle zwischen Fachbereichen, IT und Implementierungspartnern, übersetzte fachliche Anforderungen in umsetzbare Lösungen und stellte sicher, dass Abhängigkeiten zwischen Prozessen und Systemen frühzeitig erkannt und adressiert wurden.

Für Elvetino entstand so ein zentraler Steuerungs- und Integrationspunkt, der half, die unterschiedlichen Perspektiven und Interessen zusammenzuführen und die Organisation sicher durch die komplexe Transformation bis zum erfolgreichen Go-Live zu führen.

Dabei umfasste die Unterstützung insbesondere:

* Gesamtsteuerung des Projekts und Lieferantenmanagement

* Einführung des neuen Lagerverwaltungssystems

* Erweiterung des ERP-Systems um Einkaufs- und Bestellfunktionen

* Koordination der Systemintegrationen zwischen den Implementierungspartnern

* Planung und Steuerung der End-to-End-Tests

* Definition und Überwachung der Go-Live-Readiness

* Organisation der Inventur und Datenmigration

* Durchführung des Go-Live und Begleitung der Hypercare-Phase

Durch konsequentes Risikomanagement, eine enge Abstimmung aller Projektpartner und eine strukturierte Go-Live-Planung konnten kritische Herausforderungen frühzeitig erkannt, adressiert und erfolgreich gelöst werden.

Das Ergebnis: Integrierte Prozesse und mehr Transparenz

Mit Abschluss dieses strategisch wichtigen Vorhabens verfügt Elvetino heute über eine moderne, integrierte Plattform für Lagerverwaltung und Beschaffung. Die neue Systemlandschaft verbindet Einkauf, Lagerbewirtschaftung und Warenflüsse über alle Standorte hinweg und schafft eine deutlich höhere Transparenz über Bestände und Materialbewegungen.

Ein besonderer Meilenstein war der Go-Live: Am Mittag wurde das bisherige Lagerverwaltungssystem ausser Betrieb genommen. Anschliessend erfolgte bis 18 Uhr die Inventur an den vier Logistikstandorten. Noch am selben Abend wurde der neue Systemverbund produktiv gesetzt.

Die operativen Prozesse konnten damit ohne längeren Betriebsunterbruch weitergeführt werden – ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein Unternehmen, dessen Logistik täglich zahlreiche Züge der SBB versorgen muss.

Durch die integrierte Systemlandschaft werden Medienbrüche reduziert, die Datenqualität verbessert und die Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen geschaffen.

Nachhaltiger Mehrwert für Elvetino

Die Einführung von Venturo schafft nachhaltigen Mehrwert für Elvetino:

* Digitalisierung der Lager- und Beschaffungsprozesse

* Integration von Lagerverwaltung, Einkauf und ERP in einer durchgängigen Systemlandschaft

* Höhere Transparenz über Warenbestände und Materialflüsse

* Verbesserte Datenqualität und reduzierte Medienbrüche

* Skalierbare Plattform für zukünftige Prozessoptimierungen

* Erfolgreicher Go-Live über vier Lagerstandorte und rund 100 rollende Lager innerhalb eines Nachmittags

Das Projekt zeigt, wie durch professionelles Projektmanagement, enge Zusammenarbeit und konsequente Go-Live-Vorbereitung auch komplexe Transformationen mit mehreren Systemen, Lieferanten und Standorten erfolgreich umgesetzt werden können.

Für Elvetino bildet die modernisierte Systemlandschaft nicht nur die Grundlage für effizientere Lager- und Beschaffungsprozesse, sondern auch für die weitere Digitalisierung und Automatisierung der logistischen Abläufe.