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Warum ist die Optimierung von IT-Kosten so wichtig?

Veröffentlicht am 17. Oktober 2024

  • Optimierung von Sourcing & Services

Aktuelle Fortschritte in den Bereichen Digitalisierung, Automatisierung, Internet der Dinge (IoT) und Generative KI (GenAI) verändern die Geschäftsprozesse grundlegend und treiben die Nachfrage nach IT-Dienstleistungen in nie dagewesene Höhen.

Da weitere Innovationswellen bevorstehen, stehen CIOs und CTOs vor einer zentralen Herausforderung: Das Wachstum der IT-Nachfrage wird nicht mit einem gleichwertigen Budgetwachstum einhergehen! Die IT muss technologische Transformationen vorantreiben, ohne dabei die bestehenden Services zu beeinträchtigen oder unkontrollierte Kostensteigerungen hinnehmen zu müssen.

Deshalb wird die Kostenoptimierung immer wichtiger – sie muss sich von einer reaktiven, projektbezogenen Maßnahme zur Lösung finanzieller Engpässe zu einem kontinuierlichen, proaktiven Ansatz entwickeln, der den größtmöglichen Nutzen sicherstellt und die Ausgaben dorthin lenkt, wo sie den größten Geschäftswert schaffen.

Dieser Artikel beleuchtet zentrale Strategien für nachhaltiges Kostenmanagement, darunter Kostentransparenz, eine ausgewogene Kostenreduzierung und die Schaffung von Mehrwert. Indem diese Prinzipien in die IT integriert werden, kann langfristiger Erfolg sichergestellt und ein messbarer Beitrag zum Geschäftsergebnis geleistet werden.

Die Bedeutung von Kostentransparenz  

Transparenz ist die Grundlage für nachhaltige Kosten- und Wertoptimierung. Sie liefert die Daten und Erkenntnisse, die es ermöglichen, bessere Entscheidungen zu treffen, Kosten zu steuern und den Stakeholdern den Wert der IT zu verdeutlichen.

Die Schaffung von IT-Kostentransparenz beinhaltet in der Regel den Übergang von fragmentierten, unklaren Kostendaten hin zu klaren, zugänglichen und aufschlussreichen Daten. Dies erfordert eine bewusste und kontinuierliche Anstrengung, um Erkenntnisse zu schaffen, sowie ein fortlaufendes Management und Verbesserungen. Die wichtigsten Schritte hierfür sind:

  1. Datenquellen identifizieren: Dazu gehören ERP-Systeme, Projektmanagement-Tools, Tabellenkalkulationen, Rechnungen usw.
  2. Daten kategorisieren und zuordnen: Kostenbestandteile analysieren, relevante Daten ergänzen und Kosten spezifischen Services, Komponenten und Geschäftseinheiten zuordnen.
  3. Kosten mit Geschäftswert verknüpfen: Kosten bestimmten Geschäftsprozessen und -ergebnissen zuordnen.
  4. Kontinuierliche Verbesserung der Datenqualität: Governance-Strukturen und Prozesse implementieren, um die Genauigkeit, Relevanz und Aktualität der Kostendaten sicherzustellen.
  •  80 % höhere Wahrscheinlichkeit, dass IT-Ausgaben durch IT-Kostentransparenz besser mit den Unternehmenszielen abgestimmt werden, was zu fundierteren Entscheidungen führt – Gartner, 2020
  •  10–20 % Verbesserung der Kosteneffizienz im ersten Jahr nach der Einführung von TBM-Praktiken (die IT-Kostentransparenz betonen) – TBM Council, 2022
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Balance zwischen Kostenoptimierung und Wertschöpfung  

Kostenoptimierung bedeutet nicht einfach, Budgets radikal zu kürzen – es geht darum, eine strategische und priorisierte Vorgehensweise zu wählen, die die bestmögliche Balance zwischen Servicequalität und Kosten für das Unternehmen erreicht.

Der ständige Ausbau der IT in Geschäftsprozessen erhöht den Druck auf IT-Budgets. Kostensenkungen sind zwar notwendig, sollten jedoch nicht die Servicequalität oder die betriebliche Effizienz beeinträchtigen.

Wir empfehlen einen zweigleisigen Ansatz zur Kostenoptimierung:

Identifikation spezifischer Optimierungsbereiche durch Analyse von Kostentreibern wie doppelten Services, übermäßigen Anpassungen oder überdimensionierten Kapazitäten.

Dieser duale Ansatz gewährleistet eine ausgewogene und nachhaltige Kostenoptimierungsstrategie, die sowohl operative Ineffizienzen als auch strategische Herausforderungen berücksichtigt.

 

Fünf Schlüsselfelder zur Förderung der Kostenoptimierung:

  1. Nachfrage optimieren: Rationalisierung von Volumen, Leistung, Kapazitäten und Eliminierung ungenutzter oder wenig genutzter Services.
  2. Projekte/Dienste optimieren: Validierung und Optimierung von Lösungsumfang und Leistungsstufen, Priorisierung von Portfolios auf Grundlage geschäftlicher Kriterien, Reduzierung von Anpassungen.
  3. Lieferantenausgaben optimieren: Rationalisierung und Nachverhandlung von Verträgen, Konsolidierung von Lieferanten und Sicherstellung der Lieferantenverantwortlichkeit.
  4. Organisation optimieren: Rationalisierung des Betriebsmodells, der Prozesse, der Sourcing-Strategie und der Standortwahl, Identifikation von Automatisierungspotenzialen.
  5. Technologielandschaft optimieren: Identifikation von Rationalisierungs- und Re-Engineering-Potenzialen, Migration zu Standardlösungen und Automatisierung zentraler IT-Prozesse.

Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen  

Um von bloßen Kostensenkungen zu einer wertorientierten IT überzugehen, müssen IT-Verantwortliche ihre Finanzmanagementstrategie an den übergeordneten Unternehmenszielen ausrichten – und dabei sicherstellen, dass die Kostenziele weiterhin erreicht werden.

Dieser Wandel erfordert, dass IT-Führungskräfte aktiv zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele beitragen und den Mehrwert der IT über bloße Kosteneinsparungen hinaus demonstrieren. Dafür ist ein unternehmerisches Denken innerhalb der IT erforderlich, bei dem Entscheidungen auf Wert, Kosten-Nutzen-Analysen und Rendite basieren.

Durch die Ausrichtung der IT an den Geschäftszielen und die Übernahme einer unternehmerischen Denkweise können IT-Führungskräfte die IT als Treiber für das Geschäft positionieren, anstatt sie nur als Kostenfaktor zu betrachten. Dies fördert eine engere Zusammenarbeit und eine wertorientierte Beziehung zwischen IT und den anderen Geschäftsbereichen.

  •  20% höhere Rentabilität in Unternehmen, die ihre IT-Strategien effektiv mit den Geschäftszielen abstimmen (Hackett, 2020).
  •  17% höhere Wahrscheinlichkeit, ein führendes Unternehmen in Bezug auf Umsatzwachstum und Rentabilität zu sein, wenn eine starke Ausrichtung zwischen Geschäfts- und IT-Zielen erreicht wird (MIT, 2019).
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Technologie Business Management (TBM)

Technology Business Management (TBM) ist ein Rahmenwerk, das Organisationen dabei unterstützt, die Kosten, die Qualität und den Wert von IT-Diensten effektiv zu verwalten.

Durch den Fokus auf Kostentransparenz, Verantwortlichkeit und datengestützte Entscheidungsfindung ermöglicht TBM Unternehmen, einen umfassenden Überblick über ihre IT-Kosten zu gewinnen, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass jede IT-Ausgabe den größtmöglichen Wert liefert.

Wo fängt man an? Wir empfehlen, sich mit den grundlegenden Prinzipien von TBM vertraut zu machen und zu verstehen, wie diese Ihrer Organisation zugutekommen können. Zu den Kernprinzipien von TBM gehören Kostentransparenz, Wertoptimierung, Ausrichtung auf Geschäftsziele, Kostenoptimierung, Leistungsmanagement und eine datengetriebene Unternehmenskultur.

Um den langfristigen Nutzen von TBM zu maximieren, schlagen wir eine nachhaltige Implementierung vor, die sich auf folgende Bereiche konzentriert:

  • Menschen: Die Teams mit den richtigen Fähigkeiten und einer passenden Denkweise ausstatten, unterstützt durch Schulungen und eine enge Zusammenarbeit zwischen IT- und Finanzabteilungen.
  • Prozesse: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sowie robuste Prozesse definieren, die die TBM-Prinzipien nahtlos in bestehende Abläufe integrieren.
  • Technologie: Tools nutzen, die umfassende Kostentransparenz bieten, den Zugriff auf Echtzeitdaten ermöglichen und sich in andere Geschäftssysteme einfügen.

FinOps und Cloud-Kostenmanagement

FinOps spielt eine entscheidende Rolle bei der nachhaltigen Umsetzung von TBM-Praktiken, indem es sich auf das Finanzmanagement von Cloud-Ressourcen konzentriert.

FinOps ergänzt TBM durch die Fokussierung auf Kostentransparenz, Budgetierung und Prognose, Rückbelastungs- und Kostendarstellungsmodelle, Automatisierung sowie die enge Zusammenarbeit zwischen IT-, Finanz- und Engineering-Teams.

Durch die Implementierung von FinOps-Prinzipien können Unternehmen das Cloud-Kostenmanagement in ihr TBM Framework integrieren, um sicherzustellen, dass Cloud-Investitionen den erwarteten Wert liefern und zur allgemeinen Optimierung der IT-Kosten beitragen.

Schlussfolgerung 

Indem Unternehmen Kostentransparenz, die Ausrichtung der IT an Geschäftszielen sowie Rahmenwerke wie TBM und FinOps nutzen, kann die IT zu einem strategischen Vorteil werden, der greifbaren Geschäftswert liefert und gleichzeitig innerhalb nachhaltiger Kostenstrukturen operiert.

IT Strategy & CTO Advisory

Why is IT Cost Optimization so Important?

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Verfasst von:

  • Michael Ward

    Associate Partner – Vereinigtes Königreich, London

    Wavestone

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