Hauptversammlung

Aktionäre, die persönlich an der Versammlung teilnehmen möchten, können eine Eintrittskarte wie folgt anfordern:

Beantragung einer Eintrittskarte per Post

Wenn Sie ein registrierter Aktionär sind: Senden Sie Ihren Antrag im Vorfeld an die Postanschrift von Uptevia (siehe unten) oder begeben Sie sich am Versammlungstag mit einem gültigen Ausweis direkt zum Sonderschalter.

Wenn Sie Inhaberaktien besitzen: Wenden Sie sich an den bevollmächtigten Finanzintermediär, der Ihr Aktienkonto führt, um eine Eintrittskarte zu erhalten. Sollten Sie bis zum zweiten Werktag vor der Versammlung (25. Juli 2025, 24:00 Uhr MEZ) noch keine Eintrittskarte erhalten haben, aber persönlich teilnehmen möchten, stellt Ihnen der Finanzintermediär eine Teilnahmebescheinigung aus.

Elektronische Beantragung einer Eintrittskarte

Wenn Sie ein registrierter Aktionär sind:

Registrierte Aktionäre können ihren Antrag online über die sichere VOTACCESS-Plattform stellen. Diese ist über den Aktionärsbereich der Uptevia-Website unter folgender Adresse zugänglich: https://www.investors.uptevia.com. Folgen Sie auf der Homepage den Anweisungen auf dem Bildschirm, um auf die VOTACCESS-Website zuzugreifen und eine Eintrittskarte anzufordern.

Inhaber verwalteter Namensaktien können sich mit den temporären Codes, die sie auf ihrem Stimmzettel oder in der elektronischen Versammlungsmitteilung erhalten haben, auf der Website https://www.voteag.com/ einloggen. Folgen Sie auf der Homepage den Anweisungen auf dem Bildschirm, um auf die VOTACCESS-Website zuzugreifen und eine Eintrittskarte anzufordern.

Falls Sie Ihre Benutzer-ID und/oder Ihr Passwort vergessen oder verloren haben, können Sie sich an die dafür vorgesehene Hotline wenden: +33 (0) 800 007 535 (aus Frankreich) oder +33 (0)1 49 37 82 36 (aus anderen Ländern).

Wenn Sie Inhaberaktien besitzen:

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr kontoführendes Institut an die VOTACCESS-Website angeschlossen ist und welche Nutzungsbedingungen gegebenenfalls gelten. Bei bestehender Anbindung loggen Sie sich in das Internetportal Ihres Instituts ein, klicken auf das Symbol in der Zeile Ihrer Wavestone-Aktien und folgen den Anweisungen, um über VOTACCESS eine Eintrittskarte zu beantragen.

Über die Website VOTACCESS können Sie vor der Hauptversammlung Ihre Stimmrechtsanweisungen erteilen sowie einen Bevollmächtigten benennen oder dessen Vollmacht widerrufen. Dies ist unter folgenden Bedingungen möglich:

Wenn Sie ein registrierter Aktionär sind

Reine Namensaktionäre stellen ihren Antrag online über die sichere VOTACCESS-Plattform, die über den Aktionärsbereich der Uptevia-Website zugänglich ist: https://www.investors.uptevia.com.

Inhaber verwalteter Namensaktien melden sich unter Verwendung der temporären Codes, die auf Ihrem individuellen Stimmzettel oder in der elektronischen Einladung zur Hauptversammlung versendet wurden, auf der Website https://www.voteag.com/ an. Sobald Sie sich auf der Startseite befinden, folgen Sie den Anweisungen, um auf die VOTACCESS-Website zuzugreifen und abzustimmen oder einen Bevollmächtigten zu ernennen oder zu widerrufen.

Wenn Sie Inhaberaktien besitzen

Aktionäre mit Inhaberaktien müssen zunächst herausfinden, ob Ihr Finanzintermediär mit der VOTACCESS-Website verbunden ist und ob gegebenenfalls besondere Bedingungen für den Zugang gelten.

Fall 1: Ihr Finanzintermediär ist mit der VOTACCESS-Website verbunden

Identifizieren Sie sich dazu auf dem Internetportal Ihres Finanzintermediärs. Klicken Sie dann auf das Symbol in der Zeile Ihrer Aktien und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um auf die VOTACCESS-Website zuzugreifen, abzustimmen oder einen Bevollmächtigten zu ernennen bzw. zu widerrufen.

Fall 2: Ihr Finanzintermediär ist nicht mit der VOTACCESS-Website verbunden

Sie können Mitteilungen über die Ernennung oder den Widerruf von Bevollmächtigten an folgende Adresse senden: ct-mandataires-assemblees@uptevia.com. Geben Sie dabei folgende Angaben an:

• Name des Unternehmens
• Datum der Hauptversammlung
• Vor- und Nachname, Adresse und Bankverbindung des Vollmachtgebers
• Vor- und Nachname und möglichst auch die Adresse des Bevollmächtigten

Sie müssen Ihren Finanzintermediär zudem bitten, eine schriftliche Bestätigung an Uptevia zu senden (siehe Adresse unten).

Wenn Sie per Post abstimmen oder sich durch Vollmachtserteilung an den Präsidenten der Hauptversammlung oder einen anderen Bevollmächtigten vertreten lassen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Sie sind registrierter Aktionär

Senden Sie das Briefwahl-/Vollmachtsformular, das Sie zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung erhalten haben, an die Postanschrift von Uptevia zurück (siehe Adresse unten).

Wenn Sie Inhaberaktien besitzen

Fordern Sie ab dem Datum der Einladung zur Hauptversammlung und spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung ein Briefwahl-/Vollmachtsformular bei Ihrem Finanzintermediär an.

Füllen Sie das Formular aus und senden Sie es an den Finanzintermediär. Dieser fügt eine Eigentumsbescheinigung hinzu und leitet beide Dokumente gemeinsam an Uptevia weiter (siehe Adresse unten).

Hinweis: Um berücksichtigt zu werden, müssen Briefwahlformulare sowie Ernennungen oder Widerrufe von Vollmachten spätestens drei Tage vor der Hauptversammlung, d. h. bis zum 26. Juli 2025, bei der Gesellschaft oder der Hauptversammlungsabteilung von Uptevia, dem autorisierten Vertreter von Wavestone, eingegangen sein.

Die AGD^TM-Plattform bietet zwei Möglichkeiten für die Online-Anmeldung zur Wavestone-Hauptversammlung:

• Option 1: Einladung per E-Mail, auch bekannt als „Express-Anmeldung”
• Option 2: Geführtes Online-Verfahren

Es wird dringend empfohlen, sich mindestens 20 Minuten vor Beginn der Hauptversammlung anzumelden, um die Online-Registrierung durchzuführen.

Bei Verbindungsproblemen mit der AGD^TM-Plattform können sich Aktionäre an DMI/MMA unter +33 (0)1.86.47.13.99 wenden.

Option 1: E-Mail-Einladung oder „Express-Anmeldung“

Alle Wavestone-Aktionäre, für die Uptevia und/oder Wavestone über eine verifizierte E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer verfügen, können diese Option nutzen.

Zu Beginn der Präsenz-Hauptversammlung sendet die Plattform eine Einladungs-E-Mail an die vom Aktionär bei Uptevia oder Wavestone hinterlegte E-Mail-Adresse. In dieser E-Mail ist ein sicherer, personalisierter Link enthalten.

• Der Aktionär muss einen per SMS erhaltenen PIN-Code (Persönliche Identifikationsnummer) eingeben. Anschließend kann er die Anwesenheitsliste elektronisch unterzeichnen, wird Teil des Hauptversammlungsquorums und erhält Zugang zu seiner personalisierten Webseite, um:

• an der Hauptversammlung virtuell teilzunehmen
• schriftliche Fragen zu stellen
• während der Versammlung über die Beschlüsse abzustimmen

Option 2: Geführtes Online-Verfahren

Diese Option steht allen Wavestone-Aktionären zur Verfügung.

Der Aktionär kann sich ab 8:00 Uhr (MEZ) am Tag der Versammlung auf agd.dmiart.com/wavestone registrieren, um online abzustimmen oder den Webcast der Hauptversammlung zu verfolgen. Die Online-Registrierung ist sicher und Aktionäre können sich auf drei verschiedene Arten anmelden.

• a) durch Eingabe ihrer E-Mail-Adresse und ihres Passworts, falls sie sich bereits bei einer früheren Hauptversammlung auf der Plattform registriert haben.
• b) durch Eingabe der letzten 7 Ziffern des Votaccess-Referenzcodes, sofern sie sich für die Wavestone-Hauptversammlung über diese Online-Plattform registriert haben, oder
• c) durch Eingabe ihrer persönlichen Daten (Anrede, Vorname, Nachname und Adresse) in allen anderen Fällen.

Fall b) Aktionär mit Votaccess-Referenzcode

Gibt der Aktionär die letzten sieben Ziffern dieses Codes korrekt ein, wird er zur Seite für die Annahme der Geschäftsbedingungen weitergeleitet. Dort muss er den per SMS an seine Mobilfunknummer erhaltenen PIN-Code (Persönliche Identifikationsnummer) eingeben. Gibt er den Inhab-Code korrekt ein, kann er die Anwesenheitsliste elektronisch unterzeichnen. Er wird dann Teil des Hauptversammlungsquorums und erhält Zugang zu seiner personalisierten Webseite, um:

• an der Hauptversammlung virtuell teilzunehmen
• schriftliche Fragen zu stellen
• während der Versammlung über die Beschlüsse abzustimmen

Fall c) Andere Fälle

Die Plattform fordert den Aktionär zunächst auf, seine persönlichen Daten (Anrede, Vorname, Nachname und Adresse) einzugeben. Mithilfe dieser Informationen sucht die Plattform dann nach dem Datensatz des Aktionärs in der von Uptevia bereitgestellten Datenbank. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Fall 1: Der Datensatz des Aktionärs wird unter den von Uptevia bereitgestellten Daten gefunden
• Fall 2: Sein Datensatz wird nicht gefunden und er ist ein nicht-registrierter Besitzer von Inhaberaktien bei der Wavestone-Hauptversammlung
• Fall 3: Sein Datensatz wird nicht gefunden und er wird nicht als nicht-registrierter Besitzer von Inhaberaktien bei der Wavestone-Hauptversammlung identifiziert

Fall 1: Der Aktionär wurde in den von Uptevia erhaltenen Datensätzen gefunden

Die Plattform fordert den Aktionär zunächst dazu auf, seine E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer einzugeben. Anschließend muss er ein Foto von sich selbst mit seinem Ausweisdokument machen. Als gültige Dokumente werden Personalausweis, Führerschein, Reisepass oder Sozialversicherungsausweis mit Foto akzeptiert. Ein Online-Operator überprüft anschließend, ob das Dokument mit dem Foto des Aktionärs sowie dessen Namen auf dem Ausweis übereinstimmt. Wenn die Übereinstimmung bestätigt wurde, erhält der Aktionär eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link.

Die Plattform fordert den Aktionär zunächst dazu auf, seine E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer einzugeben. Anschließend muss er ein Foto von sich selbst mit seinem Ausweisdokument machen. Als gültige Dokumente werden Personalausweis, Führerschein, Reisepass oder Sozialversicherungsausweis mit Foto akzeptiert. Ein Online-Operator überprüft anschließend, ob das Dokument mit dem Foto des Aktionärs sowie dessen Namen auf dem Ausweis übereinstimmt. Wenn die Übereinstimmung bestätigt wurde, erhält der Aktionär eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link.

• an der Hauptversammlung virtuell teilzunehmen
• schriftliche Fragen zu stellen
• während der Versammlung über die Beschlüsse abzustimmen

Fall 2: Der Aktionär wurde nicht in den von Uptevia erhaltenen Datensätzen gefunden, und er ist ein nicht-registrierter Besitzer von Inhaberaktien

Die Plattform fordert den Aktionär zunächst auf, seine E-Mail-Adresse einzugeben. Anschließend wird er aufgefordert, ein Foto von sich selbst mit seinem Ausweisdokument zu machen. Als gültige Dokumente werden Personalausweis, Führerschein, Reisepass oder Sozialversicherungsausweis mit Foto akzeptiert. Danach wird der Aktionär aufgefordert, die folgenden Dokumente herunterzuladen oder mit der Kamera seines Geräts zu erfassen:

• Teilnahmebescheinigung, und optional
• Kbis/Handelsregister-Auszug, nur wenn er/sie Vertreter einer juristischen Person ist
• Unterzeichnete Vollmacht, nur wenn er/sie Bevollmächtigter eines anderen Aktionärs ist, oder
• Eingabe der Angaben seines Kontoinhabers

Ein Online-Operator überprüft, ob das Dokument mit dem Foto des Aktionärs sowie dem auf seinem Ausweis eingetragenen Namen übereinstimmt und ob die vorgelegten Dokumente gültig sind. Bestätigt der Operator, dass das Ausweisdokument und die Dokumente des Inhaberaktionärs gültig sind, erhält der Aktionär eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link. Der Aktionär wird zur Seite mit den Geschäftsbedingungen weitergeleitet. Akzeptiert er die Bedingungen, muss er den per SMS erhaltenen PIN-Code eingeben. Gibt er den PIN-Code korrekt ein, kann er die Anwesenheitsliste elektronisch unterzeichnen. Damit wird er Teil des Hauptversammlungsquorums und erhält Zugang zu seiner personalisierten Webseite, um:

• an der Hauptversammlung virtuell teilzunehmen
• schriftliche Fragen zu stellen
• während der Versammlung über die Beschlüsse abzustimmen

Fall 3: Der Aktionär erklärt, dass er für die Wavestone-Hauptversammlung registriert ist bzw. ein registrierter Aktionär ist. Er wurde jedoch nicht in den von Uptevia erhaltenen Datensätzen gefunden.

Die Plattform fordert den Aktionär auf, das Callcenter unter der gebührenfreien Rufnummer +33 (0)1.86.47.13.99 anzurufen (das Gespräch wird aufgezeichnet). Nachdem der Operator den Aktionär identifiziert hat, erhält dieser eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link. Über diesen Link wird der Aktionär zu einer sicheren Seite auf der Plattform weitergeleitet.

Die Plattform fordert den Aktionär auf, ein Foto von sich selbst zusammen mit seinem Ausweisdokument zu machen. Als Dokumente werden Personalausweis, Führerschein und Reisepass akzeptiert. Ein Online-Operator überprüft anschließend, ob das Dokument mit dem Foto des Aktionärs sowie dem auf dem Ausweis eingetragenen Namen übereinstimmt. Wenn eine Übereinstimmung festgestellt wird, erhält der Aktionär eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link.

Der Aktionär wird zur Seite mit den Geschäftsbedingungen weitergeleitet. Akzeptiert er die Bedingungen, muss er den per SMS erhaltenen PIN-Code eingeben. Gibt er den PIN-Code korrekt ein, kann er die Anwesenheitsliste elektronisch unterzeichnen. Damit wird er Teil des Hauptversammlungsquorums und erhält Zugang zu seiner personalisierten Webseite, um:

• an der Hauptversammlung virtuell teilzunehmen
• schriftliche Fragen zu stellen
• während der Versammlung über die Beschlüsse abzustimmen

Die AGD^TM-Plattform bietet zwei Möglichkeiten für die Online-Anmeldung zur Wavestone-Hauptversammlung:

Option 1: Einladung per E-Mail, auch bekannt als „Express-Anmeldung”
Option 2: Geführtes Online-Verfahren

Es wird dringend empfohlen, sich mindestens 20 Minuten vor Beginn der Hauptversammlung anzumelden, um die Online-Registrierung durchzuführen.

Bei Verbindungsproblemen mit der AGD^TM-Plattform können sich Aktionäre an DMI/MMA unter +33 (0)1.86.47.13.99 wenden.

Option 1: E-Mail-Einladung oder „Express-Anmeldung“

Alle Aktionäre, für die Uptevia und/oder Wavestone über die E-Mail-Adresse mit garantiert verifizierter Identität verfügen, können diese Option nutzen.

Zu Beginn der Präsenz-Hauptversammlung sendet die Plattform eine Einladungs-E-Mail an die vom Aktionär bei Uptevia oder Wavestone hinterlegte E-Mail-Adresse. Diese E-Mail enthält einen sicheren, personalisierten Link. Der Aktionär wird zur Seite mit den Geschäftsbedingungen weitergeleitet. Wenn er diesen akzeptiert, erhält er Zugang zu seiner personalisierten Webseite und kann virtuell an der Hauptversammlung teilnehmen sowie schriftliche Fragen stellen.

Option 2: Geführtes Online-Verfahren

Der Aktionär kann sich auf agd.dmiart.com/wavestone online registrieren oder den Webcast der Hauptversammlung verfolgen. Die Online-Registrierung ist sicher und Aktionäre können sich auf zwei Wegen anmelden

• a) durch Eingabe der letzten 7 Ziffern des Votaccess-Referenzcodes, sofern Sie sich über diese Online-Plattform für die Wavestone-Hauptversammlung registriert haben, oder
• b) durch Eingabe Ihrer persönlichen Daten (Anrede, Vorname, Nachname und Adresse) in allen anderen Fällen.

a) Aktionär mit Votaccess-Referenzcode

Gibt der Aktionär die letzten sieben Ziffern dieses Codes korrekt ein, wird er zur Seite für die Annahme der Nutzungsbedingungen weitergeleitet. Akzeptiert er die Bedingungen, erhält er Zugang zu seiner personalisierten Website, über die er virtuell an der Hauptversammlung teilnehmen und schriftliche Fragen stellen kann.

b) Andere Fälle

Die Plattform fordert den Aktionär zunächst auf, seine persönlichen Daten (Anrede, Vorname, Nachname und Adresse) einzugeben. Mithilfe dieser Informationen sucht die Plattform dann nach dem Datensatz des Aktionärs in der von Uptevia bereitgestellten Datenbank. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Fall 1: Der Datensatz des Aktionärs wird unter den von Uptevia bereitgestellten Daten gefunden
• Fall 2: Sein Datensatz wird nicht gefunden und er ist ein nicht-registrierter Besitzer von Inhaberaktien bei der Wavestone-Hauptversammlung
• Fall 3: Sein Datensatz wird nicht gefunden und er wird nicht als nicht-registrierter Besitzer von Inhaberaktien bei der Wavestone-Hauptversammlung identifiziert

Fall 1: Der Aktionär wurde in den von Uptevia erhaltenen Datensätzen gefunden

Die Plattform fordert den Aktionär zunächst auf, seine E-Mail-Adresse einzugeben. Anschließend muss er ein Foto von sich selbst mit seinem Ausweisdokument machen. Als gültige Dokumente werden Personalausweis, Führerschein, Reisepass oder Sozialversicherungsausweis mit Foto akzeptiert. Ein Online-Operator überprüft anschließend, ob das Dokument mit dem Foto des Aktionärs sowie dessen Namen auf dem Ausweis übereinstimmt. Wenn eine Übereinstimmung festgestellt wird, erhält der Aktionär eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link.

Der Aktionär wird zur Seite für die Annahme der Nutzungsbedingungen weitergeleitet. Wenn er die Bedingungen akzeptiert, erhält er Zugang zu seiner personalisierten Webseite, um virtuell an der Hauptversammlung teilzunehmen und schriftliche Fragen zu stellen.

Fall 2:  Der Aktionär wurde nicht in den von Uptevia erhaltenen Datensätzen gefunden, und er ist ein nicht-registrierter Besitzer von Inhaberaktien

Die Plattform fordert den Aktionär zunächst auf, seine E-Mail-Adresse einzugeben. Anschließend wird er aufgefordert, ein Foto von sich selbst mit seinem Ausweisdokument zu machen. Als gültige Dokumente werden Personalausweis, Führerschein, Reisepass oder Sozialversicherungsausweis mit Foto akzeptiert. Danach wird der Aktionär aufgefordert, die folgenden Dokumente herunterzuladen oder mit der Kamera seines Geräts zu erfassen:

• Teilnahmebescheinigung, und optional
• Kbis/Handelsregister-Auszug, nur wenn er/sie Vertreter einer juristischen Person ist
• Unterzeichnete Vollmacht, nur wenn er/sie Bevollmächtigter eines anderen Aktionärs ist, oder
• Eingabe der Angaben seines Kontoinhabers

Ein Online-Operator überprüft, ob das Dokument mit dem Foto des Aktionärs sowie dem auf seinem Ausweis eingetragenen Namen übereinstimmt und ob die vorgelegten Dokumente gültig sind. Bestätigt der Operator, dass das Ausweisdokument und die Dokumente des Inhaberaktionärs gültig sind, erhält der Aktionär eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link. Daraufhin wird der Aktionär zur Seite für die Annahme der Nutzungsbedingungen weitergeleitet. Akzeptiert er die Bedingungen, erhält er Zugang zu seiner personalisierten Webseite, über die er virtuell an der Hauptversammlung teilnehmen und schriftliche Fragen stellen kann.

Fall 3: Der Aktionär erklärt, dass er für die Wavestone-Hauptversammlung registriert ist bzw. ein registrierter Aktionär ist. Er wurde jedoch nicht in den von Uptevia erhaltenen Datensätzen gefunden.

Die Plattform fordert den Aktionär auf, das Callcenter unter der gebührenfreien Rufnummer +33 (0)1.86.47.13.99 anzurufen (das Gespräch wird aufgezeichnet). Nachdem der Operator den Aktionär identifiziert hat, erhält dieser eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link. Über diesen Link wird der Aktionär zu einer sicheren Seite auf der Plattform weitergeleitet.

Die Plattform fordert den Aktionär auf, ein Foto von sich selbst zusammen mit seinem Ausweisdokument zu machen. Als Dokumente werden Personalausweis, Führerschein, Reisepass und Sozialversicherungsausweis mit Foto akzeptiert. Ein Online-Operator überprüft anschließend, ob das Dokument, das Foto und der Name des Aktionärs übereinstimmen. Wenn die Übereinstimmung bestätigt wurde, erhält der Aktionär eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren, personalisierten Link. Er wird zur Seite für die Annahme der Nutzungsbedingungen weitergeleitet. Akzeptiert er die Bedingungen, erhält er Zugang zu seiner personalisierten Webseite und kann virtuell an der Hauptversammlung teilnehmen sowie schriftliche Fragen stellen.