Intelligenz und Effizienz: Festo optimiert das Lieferantenmanagement mit Wavestone
- SAP
Festo – der Firmenname steht für alles, was „Made in Germany“ einst zu Weltruhm verhalf. Das Unternehmen aus Esslingen am Neckar feiert 2025 sein 100-jähriges Bestehen und gehört zu den weltweit führenden Anbietern in der industriellen Automatisierung. Festo entwickelt pneumatische und elektrische Antriebstechnik, Steuerungen und intelligente Systeme. Kurz: Festo sorgt dafür, dass Maschinen sich bewegen. Weltweit arbeiten über 20.000 Menschen für Festo und seine mehr als 300.000 Kunden – vom Maschinenbau über die Lebensmittelindustrie bis zur Halbleiterfertigung.
„Festo ist das Werk vieler Hände“ lautete der Leitsatz des Firmengründers Gottlieb Stoll. Ziel der vielen Hände ist es bis heute, mit Festo-Lösungen Arbeitsabläufe leichter zu machen und Effizienzen zu steigern. Dieser Anspruch gilt auch Festo intern. Denn damit die vielen Hände weiter zum Erfolg des Unternehmens beitragen, sollen sie intern entlastet werden, wo immer es geht. Hier haben Festo und Wavestone gemeinsam angesetzt. Die Aufgabe: Die internen Prozesse auf das Effizienzniveau zu heben, das Festo für seine Kunden tagtäglich möglich macht.
Alte Strukturen, neue Anforderungen
Ein Unternehmen wie Festo, global aktiv und mit einem höchst vielfältigen Produktportfolio, verfügt über ein mindestens ebenso komplexes Netz an Lieferanten und potenziellen Lieferanten. Das effiziente Management dieses Netzwerks ist entscheidend für reibungslose und schnelle Geschäftsabläufe. Festo arbeitet bereits seit 2020 mit SAP Ariba SLP zur Verwaltung seiner Lieferantenbeziehungen. Die Qualifizierung von Lieferanten für Produktionsmaterial basiert auf dem zum Go-live verfügbaren Framework, welches Schwachstellen wie die fehlende Einbindung von Zertifikatsmanagement aufweist. Zudem war der Managementprozess für Lieferanten nicht vollständig in SAP Ariba abgebildet und die Anforderung neuer Lieferanten lief über eine separate, eigens entwickelte SharePoint-Lösung außerhalb des Systems.
Zudem wurde die vorhandene Standardschnittstelle zwischen SAP Ariba SLP und dem ERP-System SAP S/4HANA nicht genutzt, da Inkonsistenzen im Datenmodell regelmäßig zu Fehlern führten. Die Konsequenz: Medienbrüche, manuelle Datenübertragungen und zahlreiche Verifizierungsschritte, erheblicher Aufwand für das Shared Services Center, lange Durchlaufzeiten – und generell eine schlechte User Experience. Festo und Wavestone standen somit vor der Aufgabe, den Lieferantenmanagementprozess neu aufzusetzen: integriert, international einsetzbar und effizient.
Ein integrierter Prozess für internationale Aufgaben
Im Mittelpunkt stand dabei die Ablösung des bisherigen, länderspezifischen Legacy-Qualifizierungsframeworks durch einen einheitlichen, digital gesteuerten Prozess auf Basis von SAP Ariba SLP Process Management. Der neue Prozess nutzt für die Qualifizierung von Lieferanten nun eingebettete modulare Fragebögen, die je nach Region und Materialgruppe automatisch applikabel sind, und bindet damit auch das Zertifikatsmanagement ein. So wird sichergestellt, dass nur die tatsächlich relevanten Informationen abgefragt werden – mit deutlich weniger manuellem Aufwand.
Ein weiterer zentraler Baustein war die Integration der Lieferantenanforderung direkt in SAP Ariba SLP. Statt wie bisher über eine separate SharePoint-Lösung können neue Lieferanten nun direkt im System angefordert werden. Dabei werden Stammdaten wie Firmenname, Adresse und Bonitätsinformationen automatisch über einen Dun-&-Bradstreet-Lookup ergänzt. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert gleichzeitig die Datenqualität deutlich und ermöglicht so ein effizienteres Management von Lieferanten. Auch der nachgelagerte Registrierungsprozess von Lieferanten wurde grundlegend überarbeitet. Wavestone hat diesen so gestaltet, dass er international funktioniert – aber trotzdem länderspezifische Besonderheiten berücksichtigt. Die erhobenen Stammdaten lassen sich nun standardisiert und automatisiert in das zentrale ERP-System SAP S/4HANA integrieren. Außerdem unterstützte Wavestone dabei, die beiden Systeme – SAP Ariba und SAP S/4HANA – technisch so aufeinander abzustimmen, dass beide Systeme Daten fehlerfrei austauschen können. So wurde sichergestellt, dass die Daten kompatibel sind, vom global agierenden Stammdatenteam bidirektional verarbeitet werden können und dem Lieferanten im Business Network für eigenständige Aktualisierungen zur Verfügung stehen.
Die größte Stärke des neuen Prozesses liegt in seiner Klarheit: Das Unternehmen arbeitet jetzt mit einheitlichen Standards, spart Zeit bei der Lieferantenqualifizierung und verbessert gleichzeitig die Datenqualität – ein echter Mehrwert für die Teams und die gesamte Organisation.
Mehr Transparenz, weniger Aufwand
Die umfassenden Anpassungen, Verbesserungen und Harmonisierungen durch Wavestone haben das Lieferantenmanagement deutlich verbessert. Die Durchlaufzeiten in der Lieferantenqualifizierung konnten signifikant reduziert werden – nicht zuletzt durch den Einsatz modularer Fragebögen und die automatisierte Generierung qualifizierungsrelevanter Inhalte auf Basis von Warengruppe und Region. Gleichzeitig wurden die Inhalte der Fragebögen konsolidiert und reduziert, Genehmigungsschritte gebündelt und der Aufwand für alle Beteiligten spürbar gesenkt. Besonders effizient: Bereits bestehende Qualifizierungen lassen sich nun, durch die Wiederverwendbarkeit der modularen Fragebögen, unkompliziert auf weitere Länder übertragen. Zudem bietet das Lieferantenprofil jetzt eine transparente Übersicht laufender Ausschreibungen und Vertragsaktivitäten. Warengruppen- und Regionskennungen sind durchgängig sichtbar, und auch das Reporting für das Zertifikatsmanagement wurde automatisiert.
Auch die bislang getrennten Prozesse für Produktions- und Nichtproduktionsmaterial wurden in einem gemeinsamen, modularen und dynamischen Qualifizierungstemplate zusammengeführt. Für interne Bedarfe wurde darüber hinaus ein schlankerer Prüfprozess („Light Qualification“) etabliert.
Spürbare Entlastungen schaffen Zukunftsfähigkeit
Mit der technischen Integration der Schnittstelle zwischen SAP Ariba und SAP S/4HANA über „SAP Integration Suite, Managed Gateway“ wurde zudem der medienbruchfreie, automatisierte Datentransfer sichergestellt. Qualifizierte Lieferanten werden jetzt direkt und fehlerfrei im ERP-System als Geschäftspartner angelegt – inklusive länderspezifischer Stammdaten, die eine reibungslose Bestellabwicklung und Rechnungsstellung ermöglichen. Dadurch wurde der enorme Aufwand der manuellen Datenübertragung signifikant reduziert und das Shared-Services-Team erheblich entlastet.
Mit der erfolgreichen Neugestaltung des Lieferantenqualifizierungsprozesses haben Wavestone und Festo einen wichtigen Schritt hin zu mehr Effizienz, Standardisierung und Datenqualität geschafft. Das neue System ist nicht nur technisch zukunftsfähig, sondern bietet auch die notwendige Flexibilität für ein globales, dynamisches Unternehmen. Damit hat Festo auch intern die Voraussetzungen für das geschaffen, was das Unternehmen seinen Kunden seit jeher bietet: intelligente, leistungsfähige Prozesse – weltweit.